Tu jesteśmy:
strona główna
gotowe rozwiązania
system obiegu dokumentów doclogix
System Obiegu Dokumentów DocLogix
Kluczowym elementem funkcjonowania nowoczesnego przedsiębiorstwa stało się odpowiednie zarządzanie informacją. Służy do tego nowoczesny, oparty na technologii Microsoft, system obiegu dokumentów i zarządzania procesami DocLogix. Umożliwi on standaryzację i automatyzację procesów związanych z archiwizacją i udostępnianiem informacji.
Pozwoli to na:
zwiększenie efektywności pracy,
pełniejszą kontrolę procesów biznesowymi.
Pracownicy w prosty sposób odnajdą poszukiwany dokument i prześledzą operacje na nim wykonywane.
Wpłynie to na:
obniżenie kosztów,
zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów,
lepszą kontrolę jakości pracy.
DocLogix zlikwiduje problem zatorów informacyjnych w firmie.
Typowe obszary zastosowania systemu DocLogix:
Zarządzanie procesami.
Wdrożenie DocLogix przynosi następujące korzyści:
1. Poprawa organizacji pracy
DocLogix kontroluje kolejność wykonywania zadań i dobór odpowiedzialnych wykonawców. System automatycznie generuje polecenia wykonania kolejnych zadań zgodnie z przyjętą procedurą. Takie rozwiązanie pozwala uniezależnić się od wiedzy i doświadczenia danego pracownika. Standaryzacja obiegu informacji umożliwia łatwe przejęcie kontroli nad danym procesem przez inną osobę.
2. Zwiększenie efektywności pracy
System poprawia komunikację między działami przedsiębiorstwa, minimalizuje opóźnienia oraz przekłamania informacyjne. Wspomaga przepływ procesu automatycznie generując polecenia wykonania kolejnych zadań zgodnie z zasadą „jeden kończy - drugi zaczyna”’. Eliminuje to przerwy między kolejnymi zadaniami procesu i zwiększa efektywności.
3. Monitorowanie realizacji procesów
Osoby odpowiedzialne mają dostęp do bieżącej informacji o stanie realizacji zadań, w tym o opóźnieniach. Mogą na bieżąco kontrolować pracę podległych im osób.
Dysponują narzędziem do analizy procesów biznesowymi i oceny efektów pracy wykonywanej przez pracowników. Zebrane w ten sposób informacje pozwalają poprawić efektywność przyszłych działań. Skutkuje to ulepszeniem standardów obsługi partnerów biznesowych.
4. Audytowanie procesów
System pozwala odtworzyć przebieg procesu.
Zarządzanie dokumentami
Systemu obiegu dokumentów znacznie skraca czas dostępu do informacji. Wdrożenie DocLogix przynosi następujące korzyści:
1. Przejrzysta baza dokumentów
Centralna baza dokumentów zawiera różne typy odpowiednio opisanej dokumentacji. Powiązania między dokumentami różnych typów pozwalają błyskawicznie dotrzeć do wszystkich interesujących informacji (np. z karty kontrahenta do jego korespondencji i ofert z nim związanych, od reklamacji do związanego z nią zamówienia).
2. Oszczędności
Udostępnienie pracownikom wersji elektronicznych dokumentów zmniejsza zużycia papieru i materiałów eksploatacyjnych związanych z wydrukiem.
3. Wysoka jakość dokumentów
Użytkownikowi zawsze uzyskuje dostęp do aktualnej wersji dokumentu. Nowe dokumenty tworzone są na podstawie predefiniowanych szablonów zgodnych z przyjętymi w firmie standardami.
4. Zwiększenie efektywności pracy i stworzenie nowych możliwości
Użytkownik ma dostęp do dokumentów zgromadzonych w DocLogix również z aplikacji pakietu MS Office. Korzystając z szablonów błyskawicznie zredaguje dokument odpowiadający przyjętym standardom.
5. Eliminacja zagrożeń
Mechanizm kopii zapasowej zabezpiecza firmę przed niebezpieczeństwem utraty informacji. System uprawnień użytkowników chroni dokumenty przed dostępem osób niepowołanych, a rejestracja i śledzenie zmian wpływa na wzrost odpowiedzialności użytkowników za wykonywane działania.
Wdrażając systemu obiegu dokumentów dokonamy rozpoznania i opisania zasad obiegu informacji w powiązaniu ze schematem organizacyjnym. Dopasujemy go do kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa i przyjętej instrukcji Systemu Zarządzania Jakością. Dokonamy wnikliwej analizy przyjętego systemu pracy. Ustalimy zakres kompetencji poszczególnych stanowisk, tak by zapewnić dostęp do wszelkich niezbędnych informacji, minimalizując ryzyko przekroczenia kompetencji, czy wycieku tajemnic przedsiębiorstwa.
Jesteśmy autoryzowanym partnerem firmy DocLogix UAB. Zapewniamy skuteczną pomoc przy wdrożeniu i eksploatacji ich systemu DocLogix:
analizujemy przedsiębiorstwo pod kątem zastosowania tam systemu obiegu dokumentów,
przygotowujemy projekt wdrożenia,
dostosowujemy rozwiązanie do przyjętego w przedsiębiorstwie Systemu Zarządzania Jakością,
wdrażamy system stosując wypróbowaną metodykę,
integrujemy go z innymi aplikacjami,
szkolimy pracowników,
prowadzimy stały serwis i opiekę,
Strona główna
Gotowe rozwiązania